โปรแกรม Cost Share

ภาพรวมของ Cost Share

หนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดคือการดำรงสถานะทางกฎหมายของประเทศไทย มูลนิธิเติบโตขึ้นจนกลายเป็นแพลตฟอร์มทางกฎหมายที่คอยให้การสนับสนุนพันธกิจและอาสาสมัครระยะยาวในประเทศไทย และถึงแม้ว่าการทำพันธกิจคริสเตียนเป็นสิ่งที่รัฐบาลยินดีต้อนรับแต่ก็มีข้อเรียกร้องตามกฎหมายอยู่มากมายและมีความซับซ้อนมากด้วยเช่นกัน สิ่งที่ยากยิ่งขึ้นคือพันธกิจขนาดเล็กมักไม่มีสามารถปฏิบัติและรับมือกับนโยบายด้านการเมืองและวัฒนธรรมรวมถึงรักษาสถานะทางกฎหมายไว้ได้อย่างง่ายดาย เพราะการทำเช่นนั้นเป็นความพยายามที่มีราคาแพงและมีความซับซ้อนมากขึ้นตามลำดับ เนื่องจากประเทศไทยคาดหวังให้มูลนิธิรักษามาตรฐานสากลในระดับที่สูงซึ่งถือเป็นสิ่งดีเพราะช่วยลดอัตราการทุจริตและช่วยป้องกันเหตุเปราะบางได้เป็นอย่างดี

Cost Share จึงเป็นวิธีการจัดการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจาการดูแลให้มูลนิธิสามารถดำเนินการตามกฎหมายในประเทศไทยได้อย่างมีเสถียรภาพ ด้วยการแบ่งปันภาระซึ่งกันและกันเช่นนี้มูลนิธิสามารถจัดหาแพลตฟอร์มที่แข็งแกร่งและลดค่าใช้จ่ายได้ต่ำกว่าการตั้งมูลนิธิย่อยด้วยตนเอง  ทางมูลนิธิมีการระดมทุนงบประมาณบางส่วนเพื่อจ่ายให้เป็นค่าจ้างแก่ผู้ดูแลระบบ แต่ส่วนใหญ่เงินที่นำมาใช้จ่ายในส่วนนี้เป็นการแบ่งปันมาจากพันธกิจและอาสาสมัครของเรา มูลนิธิมีเป้าหมายให้แต่ละพันธกิจดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดในขณะที่ยังคงให้เสรีภาพต่อพันธกิจตามความรับผิดชอบขั้นพื้นฐานที่ทุกคนต้องการ พนักงานทุกคนร่วมงานกันภายใต้วัฒนธรรมแห่งความไว้วางใจและความร่วมมือร่วมใจภายใต้ภารกิจเดียวกันซึ่งแตกต่างจากการบริหารแบบบนลงล่างเหมือนองค์กรส่วนใหญ่

คำนวณ Cost Share อย่างไร

มูลนิธิไม่มีการกำหนดค่าธรรมเนียมจากเงินบริจาคโครงการแต่ใช้เงินสมทบค่าใช้จ่ายเป็นรายเดือนแทน โดยในแต่ละปีเราจะคำนวณให้ตรงกับค่าใช้จ่ายจริงมากที่สุด และสำหรับโครงการเล็กที่มีเจ้าหน้าที่เพียง 3 คนจะจ่ายเงินเท่ากับโครงการใหญ่ที่มี 27 คนก็ดูไม่สมเหตุสมผลนักดังนั้นเราได้ตั้งตัวแปรที่ใช้ชี้วัดไว้ 17 ตัวเพื่อช่วยหาข้อสรุปเรื่องจำนวนเงิน ได้แก่ จำนวนพนักงาน, จำนวนธุรกรรมทางการเงิน หรือโครงการตั้งอยู่ที่สำนักงานสาขาหรือไม่ ทุกปีต้องมีการปรับสมดุลในเรื่องนี้ใหม่เนื่องจากโครงการมีวิวัฒนาการอยู่ตลอดเวลา แต่โดยทั่วไปจะไม่มีการปรับเปลี่ยนจนส่งผลต่องบประมาณโครงการมากนัก

เมื่อถึงสิ้นปี งบประมาณเพื่อผู้ดูแลระบบที่ใช้ไม่หมดจะถูกนำไปทบเป็นเงินสำหรับค่าใช้จ่ายของปีหน้า ตัวอย่างเช่น มีงบเหลือ 30,000 บาทไม่ได้หมายความว่าทีมการเงินจะนำเงินจำนวนดังกล่าวไปจัดงานเลี้ยงใหญ่ที่ The Duke's เพื่อระบายเงินให้หมดไป แต่ให้เก็บเงินจำนวนดังกล่าวไว้เพื่อเป็นกองทุนสำหรับปีหน้าซึ่งเป็นการลดต้นทุนโดยรวมที่จำเป็น มูลนิธิมุ่งหวังที่จะระดมทุนได้มากขึ้นเพื่อลดภาระของอาสาสมัครและโครงการในปีต่อๆไป ซึ่งนับเป็นความท้าทายในฐานะองค์กรท้องถิ่นในประเทศไทยที่ไม่มีองค์กรระหว่างประเทศหรือทีมงานที่ทำหน้าที่ระดมทุนโดยเฉพาะ แต่ผู้นำของเราก็ทำในส่วนนี้ตามความพร้อมและเวลาที่อำนวย

ในปี 2564 มูลนิธิใช้เงินพียง 6.3% ของรายจ่ายทั้งหมดในการจ่ายค่าจ้างการดำเนินงานสำนักงานบริหารมูลนิธิทั้ง 3 แห่ง ซึ่งเรามุ่งมั่นที่จะรักษาต้นทุนของผู้ดูแลระบบให้ต่ำโดยไม่กระทบต่อการดูแลครอบครัวจนนำไปสู้ผลกระทบต่อสังคมไทย และมูลนิธิขอขอบคุณอาสาสมัครที่เสียสละเงินส่วนหนึ่งให้กับโครงการและเจ้าหน้าที่ของโครงการ เราจึงไม่มีค่าใช้จ่ายในการระดมทุนใดๆ

เงินสมทบทุนแบ่งปันค่าใช้จ่ายทำอย่างไร?

เงินสมทบทุนแบ่งปันค่าใช้จ่ายจะถูกโอนจากกองทุนโครงการในพื้นที่ที่กำหนดในแต่ละเดือนอัตโนมัติโดยฝ่ายการเงิน

โครงการสามารถขอรับบริการประเภทใดได้บ้าง

การบริหารมูลนิธิ – บทบาทหลักของประธานเจ้าหน้าที่บริหารคือการทำหน้าที่เป็นผู้ประสานงาน,เป็นที่ปรึกษาและตัวแทนในนามของพันธกิจภายใต้มูลนิธิ คุณดาวเป็นประธานเจ้าหน้าที่บริหารเป็นผู้มีความรู้และประสบการณ์เกือบ 20ปี สามารถติดต่อคุณดาวได้ที่ sangdao@fcfthailand.org

• สื่อสารกับหน่วยงานรัฐบาลเกี่ยวกับกิจกรรมและวิสัยทัศน์ของมูลนิธิ รวมถึงการให้การต้อนรับเจ้าหน้าที่ของรัฐและตอบคำถามเกี่ยวกับมูลนิธิในระหว่างการตรวจสอบสำนักงาน

• สื่อสารกับผู้นำชุมชนท้องถิ่นเพื่อให้เกิดความเข้าใจและความร่วมมือในสถานที่ทำพันธกิจของโครงการ

• ดำเนินการปรึกษาหารือทางกฎหมายในนามของโครงการในประเด็นเฉพาะ เช่น วิธีการดำเนินธุรกิจขนาดเล็กตามกฎหมายภายใต้มูลนิธิ

• ช่วยเหลือสมาชิกในทีมเรื่องงานทะเบียนยานพาหนะ, งานทะเบียนที่ดินและการเจรจากับเจ้าของบ้าน

ฝ่ายปฏิบัติการและทรัพยากรบุคคล - บทบาทหลักของฝ่ายปฏิบัติการและทรัพยากรบุคคลคือการจัดการในชีวิตประจำวันและให้การสนับสนุนอาสาสมัครและพนักงานของเรา hr@fcfthailand.org

• ให้บริการด้านทรัพยากรบุคคลและบริการด้านกฎหมายแก่โครงการ, เจ้าหน้าที่และอาสาสมัคร ซึ่งรวมถึงบริการด้านวีซ่าและใบอนุญาตทำงาน, การปฐมนิเทศและฝึกอบรมพนักงานตลอดจนการสรรหา, การปฐมนิเทศและการฝึกอบรมอาสาสมัคร

• ใช้งานและจัดการด้านเทคโนโลยีเพื่อช่วยเหลือเจ้าหน้าที่และอาสาสมัครในด้านการสื่อสาร ซึ่งรวมถึงเว็บไซต์, การออกแบบแบรนด์และการให้คำปรึกษาด้านการสื่อสาร

• รวบรวม, แปลและส่งรายงานอาสาสมัครเป็นประจำต่อกรมพัฒนาสังคมและสวัสดิการ

• บริการในการให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับอาสาสมัครและมูลนิธิต่างๆ ในประเทศไทย

• นำทีมผู้ดูแลระบบทั้งหมดจัดทำรายงานประจำปีเพื่อเสนอต่อรัฐบาลและส่งให้แก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ดูแลโครงการ - กำกับดูแลและสนับสนุนโครงการภายใต้มูลนิธิ และบุคลากร jessemitchum@fcfthailand.org

• เป็นผู้นําการประชุมกรรมการบริหาร,นำกิจกรรมทางสังคมของชุมชน,และจัดการประชุมประจําปี

• เป็นผู้นําในการแก้ไขข้อขัดแย้งและสร้างความปรองดอง โดยร่วมมือกับกรรมการบริหารและฝ่ายทรัพยากรบุคคล

• เข้าเยี่ยมโครงการเพื่อส่งเสริม, ระบุและค้นหาแนวทางแก้ไขปัญหาของทีมงานหรือพันธกิจเป็นประจํา อีกทั้งช่วยวางแผนเชิงกลยุทธ์และการพัฒนาทีม และสร้างความสัมพันธ์ในหมู่เจ้าหน้าที่ของมูลนิธิ

• ช่วยจัดหาการฝึกอบรม รวมทั้งทรัพยากรที่จำเป็นให้แก่โครงการและพนักงานของมูลนิธิ

• เป็นตัวแทนผลประโยชน์ของผู้อํานวยการโครงการต่อคณะกรรมการมูลนิธิ

• เป็นผู้นําในการสมัคร, การเริ่มต้นใช้งาน และการเลิกทำโครงการ

นักสังคมสงเคราะห์และให้การคุ้มครองเด็ก - นักสังคมสงเคราะห์ที่ได้รับใบอนุญาตของมูลนิธิคือคุณจุ๋ม เป็นผู้อำนวยการบ้านสานรักและมีบทบาทในการทำให้มูลนิธิมีมาตรฐานการคุ้มครองเด็กอยู่ในระดับสูง หากมีข้อสงสัยหรือต้องการรายงานที่เกี่ยวข้องกับการคุ้มครองเด็ก สามารถติดต่อไปได้ที่ jume@fcfthailand.org

• การรักษาใบอนุญาตนักสังคมสงเคราะห์คือการเข้าร่วมการฝึกอบรมของรัฐบาลและเข้าประชุมเพื่อให้ข้อมูลแก่เจ้าหน้าที่ของรัฐเป็นประจำ เพื่อให้มูลนิธิสามารถอัพเดทเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงกฎหมายหรือนโยบายของไทย

• กำหนดและบังคับใช้นโยบายคุ้มครองเด็กของมูลนิธิ รวมถึงให้การฝึกอบรมเจ้าหน้าที่และอาสาสมัครเกี่ยวกับนโยบายคุ้มครองเด็กและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด

• ตอบสนองและจัดการต่อปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการคุ้มครองเด็ก

• จัดการและให้คำแนะนำโครงการเกี่ยวกับการคุ้มครองเด็กและประเด็นที่มีความเฉพาะเจาะจง

• ให้ความช่วยเหลือด้านกฎหมายแก่ลูกความทั้งหมดที่อยู่ภายใต้มูลนิธิ

การเงิน – บทบาทหลักของการเงินคือการดำรงสถานะทางการเงินของมูลนิธิให้อยู่ในระดับที่ดีอยู่เสมอ โดยคำนึงถึงความซื่อสัตย์ความรับผิดชอบ และการปฏิบัติตามข้อกำหนดของรัฐบาลเป็นสำคัญเพื่อบรรลุเป้าหมายคือมีกระบวนการที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยรักษามาตรฐานในระดับสูงรวมถึงการช่วยลดค่าใช้จ่าย คุณ Marcus เป็นผู้นำแผนกการเงินและให้ความสำคัญกับภาพรวมทางการเงินของมูลนิธิ ส่วนงานของคุณ Lume จะเน้นเรื่องกระบวนการทางการเงินและธุรกรรมรายวัน หากมีข้อสงสัยท่านสามารถส่งคำถามไปที่ฝ่ายการเงิน finance@fcfthailand.org หรือติดต่อโดยตรงได้ที่ marcusfey@fcfthailand.org หรือ lume@fcfthailand.org

• จัดการกระแสเงินสด, งบประมาณและรายงานทางการเงินของมูลนิธิ

• ให้ข้อมูลที่ถูกต้องรวดเร็วครบถ้วนแก่คณะกรรมการมูลนิธิ, ผู้ตรวจสอบบัญชี, กรมสรรพากรและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

• ตอบสนองความต้องการทางการเงินของทุกโครงการ รวมถึงให้การดูแลให้กิจกรรมทางการเงินเป็นไปตามนโยบายและขั้นตอนของมูลนิธิตามมาตรฐานการทำบัญชีของไทยและกฎหมายที่รัฐบาลกำหนด

• ดำเนินการเกี่ยวกับการจ่ายเงิน เช่น รายงานการเปลี่ยนแปลงเงินเดือน, รายงานและการจ่ายเงินประกันค่าชดเชยคนงานตามกฎหมาย, การหักภาษี ณ ที่จ่ายและการชำระเงินกู้ยืมเรียน และภาษีเงินได้

• ตรวจทานใบสมัครขอทุนและรายงานการให้ทุนแก่ผู้บริจาคที่มี MOUโดยตรงกับมูลนิธิ ซึ่งโครงการมีหน้าที่ต้องรับผิดชอบในการประชุมและรายงานต่อผู้ให้ทุน

• ดำเนินการตามคำขอเงิน, ตรวจสอบรายงานค่าใช้จ่ายและทำให้แอปพลิเคชันการบัญชีบนระบบคลาวด์ Aplos ให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

• จัดการและเก็บบัญชีธนาคารทั้ง 8 บัญชี รวมถึงกองทุนที่กำหนดไว้ทั้งหมด 82 กองทุน โดยเก็บแยกส่วนกันอย่างชัดเจนและอัปเดตเพื่อให้กรรมการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถติดตามได้

• รักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับ Cord Ministries, GlobalGiving และ PayPal เพื่อให้ทุกท่านสามารถใช้สิ่งเหล่านี้เป็นแหล่งข้อมูลต่อไป

• ทำงานร่วมกับผู้ตรวจสอบบัญชีและการรายงานทางการเงินเป็นรายเดือนและรายปี เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดด้านการเงินตามกฎหมาย

หากคุณมีคำถามที่เกี่ยวกับ Cost Share โปรดส่งอีเมลถึง CFOของมูลนิธิคือคุณ Marcus Fey ได้ที่ finance@fcfthailand.org