ขั้นตอนทางการเงิน

บัญชีหลักของมูลนิธิสานสัมพันธ์ครอบครัว

ชื่อธนาคาร: ธนาคารไทยพาณิชย์

ชื่อบัญชี: มูลนิธิสานสัมพันธ์ครอบครัว

เลขที่บัญชี: 840-207730-0

วัตถุประสงค์ของกระบวนการทางการเงินแบบองค์รวม

โครงการมีอิสระในการจัดการการเงินในแบบของตนภายใต้นโยบายการเงินและคำอธิบายโครงการโดยละเอียด ให้มีความสอดคล้องกับกฎหมายไทย ซึ่งประเทศไทยกำหนดให้มูลนิธิปฏิบัติตามมาตรฐานทางการเงินระหว่างประเทศสูงมากขึ้น โดยรัฐมีการปรับปรุงกฎระเบียบบางอย่างเมื่อต้นปี พ.ศ. 2565 เพื่อป้องกันการทุจริตในประเทศไทยแม้ว่าจะต้องใช้เวลาและทรัพยากรมากขึ้นก็ตาม ด้วยเหตุนี้มูลนิธิจึงต้องปรับปรุงขั้นตอนทางการเงินให้เป็นแบบองค์รวมเพื่อรักษาประสิทธิภาพและสอดคล้องกับกฎระเบียบใหม่ของรัฐได้ และการปฎิบัติเช่นนี้จะช่วยลดค่าใช้จ่ายเพื่อประโยชน์ของโครงการทั้งหมด

ประเภทบัญชีและกองทุนที่กำหนด

• บัญชีหลักของมูลนิธิ- คือบัญชีธนาคารหลักที่เงินทั้งหมดส่งผ่านเข้ามา

• บัญชีรับของมูลนิธิ – มูลนิธิมีหลายบัญชีไว้สำหรับโครงการที่ทำการระดมทุน โดยโครงการสามารถทำการตลาดด้วยรหัส QR ที่ไม่ซ้ำกัน และนอกจากนี้ยังช่วยให้ฝ่ายการเงินทราบว่าเงินบริจาคที่ไม่ระบุชื่อผู้ถวายจะต้องส่งต่อไปยังปลายทางบัญชีใด

• บัญชีโครงการหรือบัญชีสาขา - คือบัญชีธนาคารส่วนบุคคลที่ตั้งขึ้นเพื่อใช้เป็นบัญชีปฏิบัติการ คือบัญชีที่ไว้รับมอบเงินจากมูลนิธิเพื่อการใช้จ่ายซื้อของตามงบประมาณที่กำหนด ในทุกกรณีจะต้องนำส่งใบเสร็จและส่งคืนเงินที่เหลือ

• กองทุนที่กำหนด - ไม่ใช่บัญชีธนาคาร กล่าวคือทุกธุรกรรมในบัญชีหลักของมูลนิธิจะถูกบันทึกไว้ในเว็บแอปพลิเคชัน "การบัญชีกองทุน" ชื่อ Aplos โดยเงินทุกบาททุกสตางค์จะถูกกำหนดตามวัตถุประสงค์ในกองทุนที่เหมาะสม

การของบประมาณโครงการ

• การของบประมาณจากบัญชีหลักของมูลนิธิมายังบัญชีโครงการ ให้คลิก ที่นี่ เพื่อยื่นคำร้องต่อฝ่ายการเงินผ่านอีเมลเนื่องจากในแต่ละเดือนฝ่ายการเงินได้รับคำร้องของบประมาณหลายสิบรายการ ดังนั้นวิธีการนี้จะช่วยให้สามารถดำเนินการสำเร็จได้เร็วขึ้น

• ทางเราสามารถกรอกคำร้องการของบประมานภายในวันเดียวได้ และการันตีว่าจะทำสำเร็จลุล่วงภายในระยะเวลา 2 วันทำการ ฉะนั้นกรุณาวางแผนการของบประมาณเอาไว้ล่วงหน้าและประเมิณจำนวนเงินเผื่อเสมอ

• ท่านสามารถยื่นคำร้องของบประมาณเมื่อใดก็ได้ แต่ขอให้หลีกเลี่ยงการขอให้โอนเงินหลายครั้งภายในเดือน

การส่งคืนเงินที่เหลือ

ในแต่ละเดือนทุกโครงการจะต้องนำส่งเงินงบประมาณที่ไม่ได้ใช้คืนกลับสู่บัญชีหลักของมูลนิธิ หากธนาคารมีการปรับดอกเบี้ยให้แม้เป็นเงินไม่กี่บาทก็ต้องรวมไว้ด้วย ห้ามนำส่งเป็นเงินสดเนื่องจากมูลนิธิต้องการให้มีหลักฐานการบันทึกการโอนเงินในใบแจ้งยอดธนาคาร ซึ่งการโอนเงินสามารถทำผ่านทาง app ของธนาคารไทยพานิชย์ได้

ชื่อธนาคาร: ธนาคารไทยพาณิชย์

ชื่อบัญชี: มูลนิธิสานสัมพันธ์ครอบครัว

เลขที่บัญชี: 840-207730-0

ตัวอย่าง: สมมุติว่าในเดือนมกราคมมีการของบประมาณมาที่ 10,000 บาทแต่ใช้จ่ายไปแค่ 9,000 บาท เหลือเงิน 1,000 บาท เงินที่เหลือนั้นไม่สามารถคงอยู่ในบัญชีของท่านเพื่อนำไปทบกับงบประมาณของเดือนกุมภาพันธ์ได้ ท่านจะต้องนำส่งเงินคงเหลือกลับมาที่มูลนิธิเช่นเดียวกับการทอนเงินสดที่ใช้ไม่หมด ทางผู้ตรวจสอบบัญชีจะดูว่าได้มีการโอนเงินคงเหลือ 1,000 บาทกลับมาที่บัญชีของมูลนิธิหรือไม่ จากนั้นท่านจึงสามารถของบประมาณของเดือนกุมภาพันธ์ในปลายเดือนมกราคมเพื่อให้เกิดสภาพคล้องทางการเงินได้ แต่ขอย้ำว่าให้โอนเงิน 1,000 บาทที่เหลือจากเดือนมกราคมคืนมาที่มูลนิธิในวันสุดท้ายของเดือนหรือเร็วกว่านั้น ช่วงเวลาที่อาจเกิดช่องว่างทางการเงินก็คือช่วงวันปีใหม่เพราะว่าเดือนธันวาคมเป็นเดือนที่ต้องโอนเงินทุกบาททุกสตางค์กลับมาในบัญชีของมูลนิธิภายในเที่ยงคืนของวันสิ้นปี และไม่สามารถโอนงบประมาณของเดือนมกราคมให้ได้ก่อนวันที่ 1

เหตุใดจึงต้องดำเนินการเช่นนี้ คำตอบคือเพื่อเป็นการป้องกันการฉ้อโกงไม่เปิดโอกาศให้ผู้อำนวยการใช้บัญชีส่วนตัวในธุรกรรมทางการเงินเพื่อกิจการของโครงการได้ เพราะบัญชีส่วนบุคคลสามารถใช้แอป SCB เพื่อความสะดวกทางออนไลน์หรือชำระเงินด้วย QR และใช้บัตรเดบิตถอนเงินจากตู้เอทีเอ็มได้อย่างสะดวก แต่บัญชีธนาคารของมูลนิธิที่มีมากกว่า 30 บัญชีจะต้องใช้เจ้าหน้าที่มูลนิธิ 2 คนในการถอนเงินสดจากธนาคารและไม่สามารถใช้แอป SCB หรือบัตรเดบิตได้ แม้ว่าการโอนเงินจากบัญชีมูลนิธิไปยังบัญชีโครงการอาจดูเหมือนเป็นเรื่องยากแต่ความจริแล้วใช้เวลาน้อยมาก มันช่วยให้สามารถแยกแยะกองทุนทั้ง 84 กองทุนได้โดยไม่เกิดความสับสน

รายงานค่าใช้จ่ายและการนำส่งใบเสร็จประจำเดือน

ในทุกเดือนทางมูลนิธิสานสัมพันธ์ครอบครัวจะส่งใบเสร็จและรายงานค่าใช้จ่ายทุกโครงการไปยังผู้ตรวจสอบบัญชี หมายความว่าจะต้องนำส่งใบเสร็จทุกใบมาที่ฝ่ายการเงิน ฉะนั้นทุกโครงการจะต้องนำส่งใบเสร็จฉบับจริงไม่เกินวันที่ 5 ของเดือนหรือเร็วกว่านี้ก็ยิ่งดี ให้คั่นหน้าเทมเพลท Expense Report Template เพื่อให้ท่านสามารถเริ่มต้นใบงานใหม่ทุกเดือนด้วยโครงเดิมที่มีอยู่ หากต้องการอบรมเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ให้ส่งอีเมลมาที่ finance@fcfthailand.org

ในกรณีที่ใบเสร็จหายให้กรอกแบบฟอร์มนี้ โดยแนบใบสำคัญการชำระเงิน (ซื้อได้จากห้างเทสโกโลตัส) แทนใบเสร็จแต่ละใบที่หายไป พร้อมทั้งถ่ายสำเนาบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของผู้ที่ทำการซื้อรายการนั้นแนบมาด้วย และในการนำส่งใบเสร็จทุกใบจะต้องแนบสำเนาบัตรประชาชนหรือสำเนาหนังสือเดินทางของผู้ที่ทำการซื้อแนบมาด้วยทุกครั้ง ส่วนในกรณีที่ร้านค้าออกเป็นใบกำกับภาษีให้ก็ไม่ต้องแนบสำเนาบัตรประชาชนหรือสำเนาหลังสือเดินทางมา ซึ่งปกติฝ่ายบริการลูกค้าในร้านค้าขนาดใหญ่เช่น Lotus & Makro สามารถออกใบกำกับภาษีให้ได้ให้ท่านแจ้งหมายเลขภาษีคือ 0993000056299

ส่งรายงานค่าใช้จ่ายใบเสร็ฉบับจริงทั้งหมดรวมถึงสำเนาหน้าสมุดบัญชีธนาคารของโครงการและหน้าสมุดบัญชีธนาคารที่แสดงธุรกรรมของเดือนนั้นๆมาที่สำนักงานมูลนิธิ หากโครงการของท่านอยู่นอกพื้นที่จังหวัดเชียงใหม่ให้ส่งเป็นพัสดุ โดยคำนวนให้เอกสารมาถึงที่สำนักงานใหญ่ภายในวันที่ 5 ของทุกเดือน

หากมีคำถามหรือข้อสงสัยเกี่ยวกับการนำส่งใบเสร็จ ให้ท่านมาพบกับเจ้าหน้าที่บัญชีของเราทีสำนักงานใหญ่ของมูลนิธิ เพื่อที่เจ้าหน้าที่บัญชีจะสามารถแนะนำการดำเนินการตามข้อกำหนดให้แก่ท่าน รวมถึงแนะนำการทำงานให้ง่ายขึ้นด้วย

การจัดการกองทุน

โดยปกติทุกโครงการจะมีกองทุนอยู่ใน Aplos แต่หากต้องการเพิ่มกองทุนเพื่อช่วยแยกเงินแต่ละกองออกจากกันก็สามารถดำเนินการได้โดยส่งอีเมลไปที่ finance@fcfthailand.org เมื่อต้องการโยกย้ายจำนวนเงินไปมาระหว่างกองทุนที่ท่านได้กำหนดไว้ สามารถทำได้สองวิธีดังนี้

1. หากท่านหรือผู้บริจาคประสงค์ที่จะดูธุรกรรมในงบการเงินที่แยกต่างหากจากกองทุนโครงการ ท่านสามารถทำได้เพียงส่งรายงานค่าใช้จ่ายหนึ่งฉบับต่อหนึ่งกองทุนทุกเดือนโดยไม่จำเป็นต้องเปิดบัญชีธนาคารใหม่สำหรับกองทุนที่กำหนดใหม่แต่ละกองทุน เว้นเสียแต่ว่าการทำเช่นนั้นจะช่วยในการจัดการเงินได้ดีขึ้น

2. หากท่านไม่ต้องการแยกธุรกรรมในงบการเงิน ก็สามารถนำเงินที่กำหนดขึ้นมาใหม่นั้นไปอยู่ในรูปแบบบัญชีออมทรัพย์

   1. ตัวอย่างที่ 1: ในกรณีที่ท่านเก็บสะสมเงินเพื่อนำไปซื้อรถ ฝ่ายการเงินสามารถโอนเงินจากกองทุนปกติไปยังกองทุนสำรองเพื่อซื้อรถให้ได้ โดยที่เมื่อซื้อรถได้แล้วให้รายงานค่าใช้จ่ายในรายงานค่าใช้จ่ายกองทุนปกติรายเดือน และฝ่ายการเงินก็จะย้ายเงินออมเพื่อซื้อรถกลับมายังกองทุนปกติให้

   2. ตัวอย่างที่ 2: ในกรณีที่ผู้บริจาคมอบเงินพิเศษเพื่อซื้อของหรือวัตถุประสงค์เฉพาะบางอย่าง โดยผู้บรจาคเชื่อมั่นว่าท่านสามารถจัดการเงินได้อย่างสัตย์ซื่อก็ไม่จำเป็นต้องการรายงานการเงิน ท่านสามารถเก็บเงินบริจาคในกองทุนที่กำหนดแยกต่างหากและใช้จ่ายผ่านกองทุนปกติได้ ท่านเพียงแค่แจ้งให้ฝ่ายการเงินทราบเมื่อต้องการที่จะโอนเงินระหว่างกองทุนที่กำหนดนั้น

บริจาคเงินสด

เมื่อท่านได้รับเงินบริจาคมา กรุณาฝากเข้าบัญชีธนาคารของมูลนิธิสานสัมพันธ์ครอบครัวที่ระบุไว้ด้านล่าง และส่งอีเมลมาที่ finance@fcfthailand.org โดยแนบรูปใบสลิปพร้อมกับแจ้งให้ฝ่ายการเงินทราบว่าเป็นเงินของโครงการใด หากผู้บริจาคต้องการใบเสร็จรับเงินให้ท่านไปที่ฝ่ายการเงินเพื่อออกใบเสร็จให้ได้ ซึ่งใบเสร็จการบริจาคให้กับมูลนิธิของเราอยู่ในประเภทที่ไม่สามารถนำไปหักลดหย่อนภาษีได้

ชื่อธนาคาร: ธนาคารไทยพาณิชย์

ชื่อบัญชี: มูลนิธิสานสัมพันธ์ครอบครัว

เลขที่บัญชี: 840-207730-0

งบประมาณโครงการรายปี

ในแต่ละปี โครงการจะต้องส่งงบประมาณรายปีเพื่อแสดงรายจ่ายและรายรับที่คาดการณ์ไว้สำหรับปีหน้า งบประมาณโครงการจะต้องผ่านการอนุมัติโดยคณะที่ปรึกษาและระบุไว้ในรายงานการประชุมก่อนที่จะนำส่งมาที่มูลนิธิสานสัมพันธ์ครอบครัว และระหว่างการดำเนินโครงการท่านสามารถใช้งบประมาณน้อยกว่าหรือมากกว่าที่ได้วางไว้ แต่สำหรับการใช้จ่ายที่เกินจากที่วางเอาไว้มากจะต้องผ่านการอนุมัติจากคณะที่ปรึกษาโครงการเสียก่อน งบประมาณโครงการจะครบกำหนดในช่วงปลายปี แต่ท่านจะได้รับคำเตือนในไตรมาสที่ 3 จากฝ่ายการเงินเกี่ยวข้อง

โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อ...

• เพื่อช่วยให้แต่ละโครงการสามารถวางแผนสำหรับอนาคตได้

• มีส่วนร่วมกับคณะกรรมการโครงการในการตัดสินใจทางการเงิน

• เพื่อวางแผนกระแสเงินสดของมูลนิธิสำหรับปีหน้าได้

• เพื่อให้คณะกรรมการของมูลนิธิสามารถประเมินสถานะทางการเงินของแต่ละโครงการได้

เรายินดีให้ความช่วยเหลือ!

หากท่านต้องการความช่วยเหลือในการทำความเข้าใจรายงานทางการเงินใน Aplos รวมถึงความช่วยเหลือในการวางแผนระดมทุนหรือมีคำถามทั่วไปเกี่ยวกับการเงิน เรายินดีให้ความช่วยเหลือ! โดยท่านสามารถส่งอีเมลมาหาเราได้ที่ finance@fcfthailand.org